Warum ihr eine starke Gym-Management-Software wie medo.core braucht? Eure Studioverwaltung muss genauso flexibel sein wie eure Mitglieder. Deshalb benötigt ihr neben Abos auch Kontingentkarten, Flatrates oder Einzelabrechnungen. Spontane und mitgliedschaftsunabhängige Check-ins braucht ihr genauso wie eine flexible Kursbuchung.
Egal, welche Abrechnungsmodelle ihr nutzt: Wichtig für jedes CrossFit-Studio ist eine starke Verwaltungssoftware, die sich an euren Mix aus Vertrags- und Abrechnungsmodellen anpassen lässt. Eure Mitglieder wollen mehr oder weniger Umfang – oder gar keine Vertragsbindung? Mehr als ein paar Klicks darf es nicht brauchen!
Softwareanforderungen:
Digitale Vertragsverwaltung (Mitgliedschaften, Kündigungen, Änderungen)
Automatische Verlängerungen & Zahlungsabwicklung (SEPA, Kreditkarte, PayPal)
Verwaltung von „Class Packs“ (10er-Karten etc.)
Automatische Rechnungsstellung & Mahnwesen
Self-Service für Mitglieder (Kundenportal: Adresse ändern, Zahlungsdaten anpassen, Verträge einsehen)
CrossFit lebt von begrenzten Kursplätzen. CrossFit-Management-Software muss euren Mitgliedern die Buchung, aber auch die Absage möglichst einfach machen, Zehnerkarten und Abos berücksichtigen und 24/7 erreichbar sein – alles online, also Online-Terminbuchung per App und auf eurer Website.
Eine Gym-Management-Software als All-in-One-Lösung punktet hier besonders, da die Buchungsinformationen gleichzeitig für die Abrechnung zur Verfügung stehen und gebuchte Leistungen ohne Mehrfacheingaben oder Übertragungsfehler verarbeitet werden können. Das reduziert den Verwaltungsaufwand für Kurse, Kontingente und Ressourcen erheblich.
Digital notwendige Funktionen:
WOD-Kursplanung (Tages- und Wochenplanung)
Online-Buchungssystem (App + Desktop)
Wartelisten mit automatischer Nachrückfunktion
No-Show-Regeln & automatische Gebühren
Automatischer Check-in
Platzreservierung in Echtzeit
Ein Kern des CrossFit-Erlebnisses: das passende CrossFit-Workout direkt per App.
Digitalisierte Prozesse:
WOD-Erstellung & -Publikation (automatisch via App)
Tracking von PRs, Lifts und Benchmark-Workouts
Fortschrittsanalyse für Mitglieder
App-gesteuertes Training
Community-Interaktion (Kommentare, Ergebnisse vergleichen, Leaderboards)
Workouts mit Videos, KI-unterstützter Planung
Warum eine spezialisierte WOD-Lösung nicht ausreicht:
CrossFit-Boxen müssen zahlreiche kleine und kleinste Prozesse möglichst sofort und automatisiert erledigen. Gesundheitsdaten aus der Fitness-App müssen ohne Umwege für Trainer sichtbar sein – ebenso das aktuelle Training. Einen Trainingsplan, Ernährungs- und Lifestyle-Empfehlungen oder Rechnungen manuell hochzuladen, ist ein zu großer Zeitaufwand und birgt das Risiko des Vergessens.
Software für CrossFit-Gyms muss all das aus einer Hand bieten und den Mitgliedern alle Dokumente direkt in der App zur Verfügung stellen – ohne Umwege oder zusätzliche Arbeitsschritte.
Sichere, automatisierte Zahlungssysteme sind entscheidend. Die Integration zwischen Terminbuchung und Payment ist hier ein großer Vorteil.
Buchung → Teilnahme → Abrechnung – egal ob der Kunde eine Zehnerkarte nutzt oder jeden Termin direkt bezahlt.
Das ideale System schlägt automatisch das günstigste Kontingent oder Zahlungsmittel vor – abhängig davon, ob Leistungen aus einem Vertrag, Kontingent oder per Einzelzahlung abgerechnet werden.
Wichtige Punkte:
Automatische Verwaltung von Verträgen, Verlängerungen und beinhalteten Leistungen (Übersicht per App & Kundenportal)
Automatisierter Einzug von Monatsbeiträgen
Drop-ins direkt online buchen & bezahlen
Automatisierte E-Rechnung – direkt in die App oder per E-Mail
Rechnungs-Export als PDF, ZIP oder CSV für gängige FiBu-Systeme
Anbindung an GoBD-konforme Buchhaltungssysteme
CrossFit ist extrem community-getrieben. Deshalb benötigst du ein starkes CRM mit individuell konfigurierbaren Workflows.
Digitale Tools sollten ermöglichen:
Unkomplizierte Organisation von Group-Fitness-Terminen
DSGVO-konformer Chat-Kanal über die eigene Trainings-App
Newsletter & Infomailings direkt in der Trainings-App
News-Bereich in der Trainings-App
Automatisierte Begrüßungsnachrichten mit persönlicher Ansprache
Individualisierbare Motivationsnachrichten nach jedem Training
Marketing-Tools: Chat-News, Kategorisierung, Tagging, dynamische Gruppen in der Mitglieder-App
Gerade hier zahlt sich eine All-in-One-Lösung aus, da die Einsatzplanung der Mitarbeiter direkt mit der Onlinebuchung verknüpft ist. Das vereinfacht Planung und Verwaltung, vermeidet Mehrfacheingaben und Übertragungsfehler und stärkt das Vertrauen der Mitglieder.
Digitalisierte Prozesse:
Schichtplanung
Vertretungsmanagement
Digitale Dokumentation (Trainingspläne, Sicherheitsrichtlinien)
Zugriffskontrolle auf Systeme (Trainerrechte vs. Adminrechte)
Viele CrossFit-Studios bieten unbetreute Zeiten oder Zutritt außerhalb der Öffnungszeiten. Umständlich verknüpfte Einzellösungen sind hier ein Fehler.
Ein ideales System verbindet alles: Termin online gebucht, mit Kontingent bezahlt, Tür öffnet sich automatisch – und der Zutritt wird dokumentiert, wie dies auch bei Software für Fitnessstudios üblich ist.
Digitale Anforderungen:
Vollautomatisierter Zutritt per RFID (Karte, Tag, Armband etc.)
Zeitgesteuerte Zutrittsrechte (Studio, Kurse, Einzeltermine, geschlechtsspezifische Bereiche, Spinde)
Verknüpfung mit Buchungssystem und Kontingenten (Zehnerkarten, Flatrates)
Separate Steuerung vorgelagerter Eingangstüren („Durchgangsfunktion“)
Dein Angebot muss nicht nur sichtbar, sondern sofort buchbar sein. Echtes CRM beginnt bereits vor dem Vertragsabschluss.
Wichtige digitale Prozesse:
Angebote für Interessenten
Website mit automatischer Integration von Kursen & Buchungsoptionen
Google- & Social-Media-Tracking (Pixel, Analytics)
Conversion-Funnels für Leads
Automatisierte Onboarding-Mails für Interessenten
Management-Software für eure CrossFit-Box darf euch mit Kalkulationen nicht allein lassen. Sie muss relevante Kennzahlen liefern.
Digitalisierte Auswertungen:
Auslastung von Classes
Kündigungsquote / Churn
Erfolgreiche Marketingkanäle
Umsatz nach Produktgruppen (Memberships, Packs, Merch)
Trainerstunden & Gehaltsbasis
Digitale Dokumentation sorgt für Sicherheit und Rechtssicherheit.
Digitales Dokumentenmanagement (Haftungsausschluss, AGB, Datenschutz, Verträge – automatisch per Mail & jederzeit in der App)
DSGVO-konforme Datenspeicherung
GoBD-konforme Rechnungsdokumente
GDPR-konforme Opt-ins für Marketing
Ein guter Softwareanbieter zeichnet sich durch starken Support aus: erreichbar, kompetent und mit durchdachter Benutzerführung.
Modernes Bedienkonzept mit klarer Visualisierung & Dashboards
Service-Hotline mit menschlichen Ansprechpartnern
Interaktive Hilfe mit direktem Einstieg in die Oberfläche
Sauber dokumentierte Vorgänge für Nachvollziehbarkeit & schnelle Korrekturen
Support bereits bei der Übertragung eurer Konzepte in die Software
Moderne Online-Software mit klarer Benutzerführung
Vollständige Integration aller Module: Mitglieder-App, Kundenportal, Workout-Management, Verträge, Abrechnung, Zutritt
Flexibles Online-Buchungssystem mit Wartelisten & Echtzeit-Zutritt
Alle Leistungen, Termine, Workouts & Rechnungen zentral in der App
Flexible Zahlungsmodelle (Verträge, Zehnerkarten, Einzelabrechnung)
Automatische Zahlungsabwicklung per SEPA oder Stripe
Umfangreiche Analyse- & Statistikfunktionen
Konfigurierbare CRM-Workflows mit automatischen Triggern
DSGVO-konforme Kommunikation mit Chat, Newsletter & Gruppen
Unbeaufsichtigter, terminabhängiger Zutritt
Starkes Onboarding & persönlicher Support – ein Ansprechpartner für alles